Tối ưu hóa môi trường văn phòng của bạn

Bạn đã cân nhắc những ưu và nhược điểm của bàn làm việc nóng và quyết định rằng nó phù hợp với văn phòng của bạn — bây giờ là gì? Bước tiếp theo là đảm bảo cả văn phòng và nhân viên của bạn đều được trang bị đúng cách để đối phó với quá trình chuyển đổi. Bất kỳ thay đổi nào đối với văn phòng của bạn đều có khả năng làm gián đoạn quy trình làm việc, vì vậy điều quan trọng là người quản lý cơ sở thực hiện các chuẩn bị cần thiết trước khi sắp xếp lại bố cục văn phòng. Như với tất cả những thay đổi lớn tại nơi làm việc, chìa khóa để thành công và chuyển đổi suôn sẻ là giao tiếp và xem xét — và tất nhiên, phần mềm phù hợp.
 
1.     Các công cụ để thành công
 
Một phần của việc triển khai thành công bàn làm việc nóng là sử dụng phần mềm hỗ trợ đầy đủ thay đổi. Đặt chỗ bàn nhanh và dễ dàng là một thành phần thiết yếu của bàn làm việc nóng, nhưng với tư cách là người quản lý cơ sở, bạn cũng cần có khả năng theo kịp những thay đổi khi mọi người di chuyển quanh văn phòng. Chọn một công cụ tích hợp với các ứng dụng bạn đã sử dụng. Ví dụ, OfficeSpace Slack App giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm, đặc biệt là khi họ thay đổi địa điểm bàn hàng ngày.Có thể bạn cần:
Khi bàn làm việc nóng được thực hiện với một kế hoạch tại chỗ, nhân viên có cơ hội thành công trong môi trường làm việc mà họ chưa bao giờ sử dụng trước đây. Bằng cách lập kế hoạch trước và cung cấp cho nhân viên những công cụ và ứng dụng tốt nhất để làm nóng bàn, văn phòng của bạn có thể hoạt động hiệu quả hơn trước đây.
 
2.     Mạng lưới văn phòng
 
Mạng của bạn có được thiết lập để cho phép các nhóm khác nhau làm việc ở bất kỳ đâu trong văn phòng không? Nếu câu trả lời là không, bạn cần ưu tiên cải thiện mạng văn phòng để nhân viên làm việc tự do trong toàn bộ văn phòng sẽ không gặp sự cố với quyền hoặc kết nối. Nếu nhân viên vẫn sử dụng máy tính để bàn, bạn cũng có thể phải chuyển đổi chúng sang máy tính xách tay trước khi bạn lấy đi bàn thường trực của mình.
Hơn nữa, nhân viên có thể đẩy lùi việc làm nóng bàn nếu họ không thể truy cập công việc của họ từ bất kỳ nơi nào trên thế giới. Văn phòng của bạn phải hỗ trợ thông tin liên lạc giữa các thành viên trong nhóm, những người không ở trong văn phòng và những người đang ở trong văn phòng. Di chuyển công việc của bạn đến các ứng dụng dựa trên đám mây trước khi bạn chuyển sang môi trường làm việc nóng.
 
3.     Lên kế hoạch
 
Trước khi cam kết với chính sách chia sẻ bàn mới, hãy dành thời gian nói chuyện với nhân viên và xem xét các nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Ví dụ: nhóm pháp lý của bạn có thể không được hưởng lợi từ môi trường không gian mở được chia sẻ giống như cách nhóm tiếp thị của bạn. Đảm bảo bạn rõ ràng và trực tiếp với nhân viên của bạn để mọi người biết về những thay đổi đang được thực hiện, cũng như trách nhiệm cá nhân của họ là gì. Nếu toàn bộ đội được thông báo và trên tàu, quá trình chuyển đổi sẽ mượt mà hơn nhiều.
Bạn cũng sẽ muốn đưa ra quyết định về loại khu vực bàn làm việc nóng mà bạn muốn áp dụng — văn phòng của bạn sẽ được hưởng lợi nhiều hơn từ bàn làm việc đơn giản hay tốt hơn để thêm vào một số khu vực tiếp khách thoải mái hoặc các cuộc họp cộng tác? Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho văn phòng của bạn, bạn phải đảm bảo rằng bạn có tầm nhìn rõ ràng về kết quả cuối cùng. Theo dõi phần nào của văn phòng bị lạm dụng nhiều nhất. Sau đó, đưa ra quyết định sáng suốt về việc sử dụng lại bất kỳ khu vực nào phù hợp với bàn làm việc nóng.
 
4.     Tạo chính sách bàn làm việc nóng
 
Thay đổi môi trường làm việc có thể gây nhầm lẫn hoặc áp đảo nếu các hướng dẫn rõ ràng chưa được đưa vào. Xem xét thực hiện các chính sách và thủ tục để giải thích cho các tình huống sau:
·        Ai dọn bàn vào cuối ngày — nhân viên hay người lau chùi?
·        Bàn làm việc có cần được đặt trước một ngày hoặc giờ nhất định không?
·        Có những khu vực được chỉ định cho các vật dụng cá nhân hay chúng có thể được để lại ở bàn làm việc không?
·        Bàn làm việc hoặc khu vực làm việc có được đặt dài hạn không?
·        Đảm bảo mọi người đều nhận thức được quyền lợi và trách nhiệm của họ sẽ giúp loại bỏ sự thất vọng và giảm năng suất trong quá trình triển khai chính sách.
 
5.     Các công cụ để thành công
Một phần của việc triển khai thành công bàn làm việc nóng là sử dụng phần mềm hỗ trợ đầy đủ thay đổi. Đặt chỗ bàn nhanh và dễ dàng là một thành phần thiết yếu của bàn làm việc nóng, nhưng với tư cách là người quản lý cơ sở, bạn cũng cần có khả năng theo kịp những thay đổi khi mọi người di chuyển quanh văn phòng. Chọn một công cụ tích hợp với các ứng dụng bạn đã sử dụng. Ví dụ, OfficeSpace Slack App giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm, đặc biệt là khi họ thay đổi địa điểm bàn hàng ngày.Có thể bạn cần:
 
Khi bàn làm việc nóng được thực hiện với một kế hoạch tại chỗ, nhân viên có cơ hội thành công trong môi trường làm việc mà họ chưa bao giờ sử dụng trước đây. Bằng cách lập kế hoạch trước và cung cấp cho nhân viên những công cụ và ứng dụng tốt nhất để làm nóng bàn, văn phòng của bạn có thể hoạt động hiệu quả hơn trước đây.
 
>> Xem thêm: thiết kế phòng giám đốc