Quy trình quản lý đơn hàng mang lại hiệu quả tối ưu nhất

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

• Đặt hàng trước (Pre – Order): là loại đơn hàng được đặt khi sản phẩm chuẩn bị ra mắt thị trường thường phải đặt tiền trước. Loại đặt hàng này được áp dụng để kích thích sự tò mò, gây tiếng vang với khách hàng để sản phẩm có khởi đầu tốt trước khi ra mắt thị trường
  
• Đặt hàng lại (Backorder): là loại đơn hàng mà nhà bán lẻ tiếp nhận đối với những sản phẩm đã hết hàng. Ngay sau đó, họ sẽ liên hệ ngay với nhà cung cấp để kịp thời cung ứng hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của khách hàng
  
• Hàng order: là hàng được đặt bởi khách hàng, có thể có ở kho của người bán hoặc không. Trong trường hợp không có sẵn người bán sẽ nhập về bán cho bạn
  
• Purchase order: là đơn đặt hàng với các nhà cung cấp mà doanh nghiệp sẽ mua từ họ nguyên vật liệu hoặc sản phẩm
  

Bước 2: Xử lý đơn hàng

• Warehouse fulfillment: là hình thức mà công ty sở hữu kho hàng riêng, tự quản lý các hoạt động liên quan đến hoàn tất đơn hàng. Loại hình này phù hợp với 2 loại công ty là công ty có quy mô, ngân sách lớn và công ty mới kinh doanh có thể tự thực hiện hoạt động quản lý kho bãi.
  
• Dropshipping: là hình thức người bán không thực sự sở hữu hàng hóa mà sẽ liên hệ với nhà cung cấp chuyển trực tiếp hàng cho người mua. Đây là loại hình được áp dụng phổ biến ở các sàn thương mại điện tử.
  
• Third – party fulfilment: là hình thức đẩy mạnh thuê các dịch vụ bên ngoài thực hiện tất cả các hoạt động trong quy trình quản lý đơn hàng. Đây được xem là giải pháp tối ưu đối với những công ty vừa và nhỏ.
  

Bước 2.1: Lấy hàng

• Lấy từng cái một (single order): là cách thức chỉ chọn một đơn hàng tại một thời điểm trước khi chuyển sang đơn hàng tiếp theo. Đây là cách được ứng dụng phổ biến đối với các nhà bán lẻ mới hoạt động hoặc công ty có quy mô nhỏ với số lượng đơn hàng ít (dưới 20 đơn/ngày).
  
• Chọn theo nhóm (Batch picking): nhiều đơn hàng được nhóm thành một nhóm, một công nhân sẽ phụ trách một nhóm và thực hiện lấy hàng trong một lần. Cách thức này được áp dụng khi số lượng đơn đặt hàng cao với ít sản phẩm hoặc sản phẩm đơn lẻ.
  
• Chọn theo khu vực (Zone Picking): tất cả nhân viên được chỉ định phụ trách từng khu vực riêng tại kho, do đó một đơn hàng sẽ được luân chuyển qua tất cả các khu vực tương ứng cho đến khi hoàn thiện. Cách thức này phù hợp với nhà bán lẻ có số lượng đơn lớn với nhiều sản phẩm.
  
• Chọn theo từng đợt (Wave Picking): mỗi nhân viên được bố trí phụ trách một khu vực trong kho và tiến hành chọn các mặt hàng có tại khu vực của mình và đưa đến khu vực đóng gói, bàn đóng gói sẽ tổng hợp những sản phẩm này thành một đơn hàng. Cách này phù hợp với nhà bán lẻ phải vận chuyển khối lượng lớn đơn hàng với nhiều mặt hàng.
  

Bước 2.2: Đóng gói hàng

• Sử dụng thiết bị quét mã vạch để tìm kiếm và xác định đúng loại hàng hóa cần lấy dễ dàng, nhanh chóng và chuẩn xác
  
• Nhiều công ty vận chuyển hiện nay đang có xu hướng kết hợp cả yếu tố kích thước hộp vào phí vận chuyển. Do đó bạn cần có từ 3 – 5 kích thước hộp tiêu chuẩn để lựa chọn thích hợp nhằm tránh phí vận chuyển phát sinh không mong muốn
  
• Một số vật liệu đóng gói giúp bảo vệ hàng hóa tốt nhưng có chi phí cao hơn. Do đó, cần cân nhắc lựa chọn loại bao bì thích hợp với từng mặt hàng để tránh sự lãng phí nhưng mang lại hiệu quả cao
  
• Ghi đúng thông tin vào phiếu đóng gói để tránh sai sót trong quá trình vận chuyển
  

Bước 2.3: Giao hàng

Bước 3: Xử lý các yêu cầu sau bán hàng