Phần mềm, ứng dụng: Lý do bạn không cần sử dụng phần mềm quản lý nhiệm vụ

02/12/2019

Mặc dù có nhiều Phần mềm quản lý tác vụ, nhưng vẫn có những chuyên gia chưa tìm ra những công cụ này thực sự mang lại lợi ích gì hoặc họ chưa tìm ra giải pháp phù hợp cho mình. Tất nhiên cũng có những người từ chối sử dụng chúng. Ví dụ: “tôi quá bận rộn”: “Tôi không thể mất thời gian ghi chép nhiệm vụ của mình, tôi thích chỉ làm chúng hơn”. Hay “tôi quá lười để thay đổi”: “Dùng để làm gì? Để lưu giữ hồ sơ về các nhiệm vụ chưa hoàn thành…?!”.

Những lý do chính khiến mọi người cảm thấy không cần sử dụng Phần mềm theo dõi tác vụ là:

1. Sự thiếu hiểu biết

Sự thiếu hiểu biết về sự đa dạng, giá cả, tính năng và chức năng của Phần mềm theo dõi nhiệm vụ có thể được coi là lý do chính khiến mọi người không sử dụng loại ứng dụng này.

Nếu mọi người biết rằng có những công cụ rẻ tiền, thân thiện với người dùng, không có các tính năng không liên quan, không yêu cầu cài đặt, đào tạo hoặc hỗ trợ CNTT để duy trì, thì họ sẽ có nhiều khả năng sử dụng tác vụ hơn phần mềm theo dõi.

Bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi tiến độ công việc, các chuyên gia có thể liên tục lập kế hoạch và theo dõi các bước hành động, so sánh và đối chiếu mọi thứ họ cần làm từ nhiều nguồn: email, thư thoại, giấy tờ, tệp, ghi chú cuộc họp, cuộc hội thoại, v.v., sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác và hiệu quả, đồng thời biết nên dành thời gian cho đâu mà không làm mất dấu những người còn lại”.

Hiểu biết về phần mềm quản lý công việc còn sơ khai

Câu hỏi đặt ra là: “mọi người có biết rằng tất cả những điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng” không? Có thể có, tuy nhiên sau đó vấn đề về giá có thể là một trở ngại. Hầu hết doanh nghiệp cho rằng phần mềm theo dõi công việc quá đắt và không phù hợp với ngân sách của họ (tất nhiên điền này là sai sự thật). Sự thật là hầu hết các công cụ theo dõi tác vụ cơ bản đều tương đối rẻ và một số thậm chí còn hoàn toàn miễn phí. Ngay cả khi bạn phải chi trả 500.000đ/tháng để giúp hợp lý hóa phương tiện giao tiếp và tăng năng suất trong doanh nghiệp của mình, thì đó cũng là khoản đầu tư xứng đáng”.

2. Thiếu Chiến lược hoặc/và Phương pháp luận

Nếu không liên kết các nhiệm vụ với mục tiêu kinh doanh hoặc không có phương pháp quản lý nhiệm vụ để tăng cường cộng tác và cải thiện năng suất thì không có lý do gì để sử dụng Phần mềm theo dõi nhiệm vụ.

Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay quá bận rộn. Họ không muốn dừng lại một chút để nhìn nhận phương pháp luận cho công nghệ của họ, hệ thống và quy trình để tuân theo, và kết quả là áp dụng công nghệ thất bại.

Quản lý công việc bằng công nghệ còn quá mới mẻ

Thật tẻ nhạt khi định cấu hình phần mềm quản lý tác vụ đúng cách. Màn hình mặc định trên danh sách nhiệm vụ thường hiển thị Chủ đề và Ngày đến hạn, điều này thu hút mọi người thêm dự án và ngày đến hạn (ngay cả khi không thời hạn chính thức) và nó khiến các chuyên gia mắc kẹt trong tư duy quản lý dự án thay vì tư duy quản lý nhiệm vụ. Và điều này hoàn toàn vô nghĩa trong quản lý tiến độ.

Khi mới bắt đầu tiếp xúc với phần mềm, tính năng quá nhiều sẽ khiến người dùng mới không tập trung vào mục tiêu là thiết lập tính năng đó theo cách phù hợp nhất với họ và quy trình làm việc của họ. Tệ hơn nữa, họ sẽ cấu hình mọi thứ một cách tùy tiện và hy vọng nó hoạt động. Có một phương pháp cụ thể để theo dõi tác vụ, bạn biết mình cần định cấu hình những gì và cách tùy chỉnh nó. Do đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian trong quá trình chuyển đổi và đạt được sự cộng tác nâng cao cũng như tăng năng suất bằng cách sử dụng các công cụ cụ thể.

3. Sợ phải chịu trách nhiệm

Một số người có thể không làm việc hiệu quả như mong muốn vì một số lý do như quản lý thời gian không hiệu quả, trì hoãn, sắp xếp thứ tự ưu tiên sai, thiếu động lực, thiếu kỷ luật, các vấn đề mất tập trung, v.v. Chắc chắn, hầu hết nhân viên đều không muốn tiết lộ mình đang làm việc kém năng suất. Đây là điều mà họ sẽ không che dấu được khi sử dụng các ứng dụng theo dõi tác vụ.

Hơn nữa, ngay cả những nhân viên làm việc hiệu quả cũng có thể cảm thấy bị xúc phạm khi sử dụng chúng. Phần mềm theo dõi công việc có thể cho biết ai đang thực sự làm gì, mức độ hiệu quả của họ, họ đang sử dụng hoặc lãng phí bao nhiêu thời gian, v.v. Mức độ minh bạch đó thật đáng sợ.

4. Thiếu cam kết với thói quen

Khi mọi người nhận ra lợi ích của việc sử dụng phần mềm theo dõi công việc, họ quyết định sử dụng nó một cách có ý thức. Thật không may, điều này là không đủ. Doanh nghiệp nên làm điều đó hàng ngày và điều này đòi hỏi kỷ luật cao. Để các phần mềm quản lý công việc, nhiệm vụ mang lại giá trị mà nó hứa hẹn, người dùng phải biến việc sử dụng nó thành thói quen hàng ngày, không nao núng.

Phần mềm sẽ thay đổi thói quen tương tác công việc

Mặc dù nhiều người có thể nhìn thấy giá trị trong chương trình theo dõi nhiệm vụ, nhưng họ lại thiếu kỷ luật để sử dụng nó một cách hoàn hảo mỗi ngày. Kết quả là họ sử dụng nó một cách rời rạc và mọi thứ trở nên hỗn loạn”.

5. Thiếu cam kết với một hệ thống hồ sơ chính thức

Ok, chúng ta phải thừa nhận điều đó; Thay đổi thói quen là việc vô cùng khó khăn. Ngay cả khi ai đó có thể thiết lập hệ thống theo dõi nhiệm vụ và sử dụng hệ thống đó hàng ngày, thì vẫn phải thận trọng khi đưa bất kỳ và tất cả nhiệm vụ mới vào hệ thống đó ngay khi chúng được xác định.

Mọi người đều cần điều chỉnh quá trình suy nghĩ của họ và từ bỏ những thói quen cũ. Họ thích mọi thứ như hiện tại và không muốn thay đổi sang một hệ thống mới lạ mắt. Mọi người không thích thay đổi. Các công cụ quản lý tác vụ tồn tại để hợp nhất thông tin/tệp và cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban/bộ phận. Do đó, để quản lý hiệu quả bằng phần mềm, thường đòi hỏi nhân viên phải từ bỏ các hình thức giao tiếp kinh doanh khác, như ghi chú dán, chat, cuộc gọi điện thoại và email.

Đối với một số doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp, quá khó khăn để thực hiện quá trình chuyển đổi”. Nhưng, hãy ghi nhớ… Chúng ta là những gì chúng ta lặp đi lặp lại. Xuất sắc, sau đó, không phải là một hành động mà là một thói quen.
>> Xem thêm:

Cách theo dõi công việc kinh doanh của bạn 100% từ xa
Làm việc trên đám mây và Cộng tác nhóm cho người mới bắt đầu

Dogoo.vn