Diễn đàn rao vặt tổng hợp: Các phương pháp phân tích công việc và nội dung chính

30/12/2022

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Vậy có các phương pháp phân tích công việc nào phổ biến hay không? Và nội dung chính của bản mô tả công việc là gì? Cùng GoACADEMY tìm hiểu trong bài viết sau.

Các phương pháp phân tích công việc

Phương pháp phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức năng

Phương pháp này được dựa trên ba yếu tố chủ yếu là: dữ liệu, con người và vật dụng. Mỗi loại yếu tố dữ liệu, mỗi nhân viên phải thực hiện các chức năng sau:

- Dữ liệu: tổng hợp, phối hợp, phân tích, sưu tập, biên soạn, tính toán, sao chép và so sánh.

- Con người: cố vấn, đàm phán, chỉ dẫn, thanh tra, giám sát, tiêu khiển, giải trí, thuyết phục, nói ra hiệu, phục vụ và giúp đỡ theo chỉ dẫn.

- Vật dụng: xếp đặt và bố trí, làm việc chính xác, thao tác kiểm tra, điều khiển, thực hiện thao tác bằng tay, chăm nom và giữ gìn, nuôi nấng, giao nhận.

Phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ

Phương pháp này nhằm mục đích thu thập các thông tin định lượng, đánh giá mức độ của các trách nhiệm, nhiệm vụ của các công việc khác nhau. Người phân tích công việc phải xác định một vấn đề có vai trò gì đối với công việc và nếu có thì ở phạm vi, mức độ áp dụng thế nào theo cách phân loại.

1 – Rất ít áp dụng.

2 – Thỉnh thoảng.

3 – Bình thường.

4 – Đáng kể.

5 – Thường xuyên.

Tất cả công việc đều được đánh giá điểm trên cơ sở xác định xem công việc được đánh giá như thế nào theo 5 nhóm.

1 – Ra quyết định, giao dịch và trách nhiệm xã hội.

2 – Thực hiện các công việc mang tính chất hành nghề, đòi hỏi kỹ năng cao.

3 – Công việc đòi hỏi sự cố gắng về thể lực.

4 – Công việc đòi hỏi phải điều khiển máy móc thiết bị.

5 – Xử lý thông tin.

Sử dụng kết quả bảng đánh giá câu hỏi phân tích chức vụ, để so sánh công việc này với công việc khác và làm cơ sở để trả lương cho nhân viên.

Phương pháp phân tích công việc theo chức vụ kỹ thuật

Áp dụng để phân tích các công việc do công nhân thực hiện nhằm xác định cấp bậc hay mức độ phức tạp của công việc.

1 – Xác định những chức năng chủ yếu trong thực hiện công việc thông thường, có thể phân loại được

2 – Tính điểm các chức năng: So sánh các chức năng trên cơ sở các yêu cầu, đặc điểm khi thực hiện công việc, từ đó xác định quan hệ tỷ lệ giữa các chức năng. Chức năng thực hiện công việc được đánh giá là quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất so với tất cả các chức năng khác trong thực hiện công việc.

Mỗi chức năng lại chia thành 4 mức độ phức tạp, ứng với mỗi mức độ phức tạp đó người ta cho điểm tối thiểu đến tối đa.

3 – Xác định số điểm của mỗi công việc: Số điểm của mỗi công việc được tính bằng tổng số điểm cho tất cả các chức năng của công việc.

4 – Chuyển từ điểm sang bậc: Căn cứ vào tổng số điểm của mỗi công việc để chuyển từ điểm sang bậc. Mỗi công việc có mức độ phức tạp và tầm quan trọng khác nhau sẽ được xếp vào một cấp bậc kỹ thuật nhất định, công việc càng phức tạp, tinh thần trách nhiệm càng cao thì cấp bậc kỹ thuật cũng càng cao.

* Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật do Nhà nước thống nhất quản lý trong phạm vi toàn quốc. Các doanh nghiệp không có quyền ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật.

* Số lượng bậc của các công việc trong cùng một nghề bao giờ cũng tương ứng với số bậc lương của công nhân nghề đó.

* Khoảng cách về điểm giữa các bậc của các công việc trong cùng một nghề được xác định tương ứng với hệ số lương của công nhân nghề đó.

>>> Xem thêm: 10 kỹ năng cần có để thành công trong kinh doanh.

Nội dung chính của Bản mô tả công việc

Sau đây, GoACADEMY sẽ tổng hợp đến bạn các nội dung chính của một bản mô tả công việc hoàn chỉnh. Cụ thể như sau:

Thế nào là bản mô tả công việc?

Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó.

Tại sao lại cần thiết phải có bản mô tả công việc?

- Để mọi người biết họ cần phải làm gì.

- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó.

- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.

- Tránh được các tình huống va chạm.

- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.

- Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chồng hoặc vợ của người chủ doanh nghiệp cũng phải có nếu họ có liên quan đến công việc.

Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có

Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau:

a. Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v.

b. Công việc cần thực hiện:

Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kỹ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.

c. Chỉ dẫn chi tiết về công việc:

Những kỹ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kỹ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc. Những đánh giá về các thuộc tính và tầm quan trọng của chúng có thể mang tính chủ quan vì những yêu cầu thường xuyên phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ.

d. Tiêu chuẩn thực hiện công việc:

Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố không rõ ràng này. Chẳng hạn như tiêu chuẩn có thể là: Trong một ngày phải lắp được 5 chiếc xe đạp hay bán tăng một số lượng hàng nhất định là trong một tháng.

Tổng kết

Hy vọng thông qua bài viết vừa rồi, bạn sẽ nắm được các phương pháp phân tích công việc cũng như biết cách viết một bản mô tả công việc thật chỉn chu. Từ đó, lên kế hoạch xây dựng chiến lược kinh doanh thật phù hợp. Chúc bạn thành công!